El canal de denuncias es una herramienta que permite a las personas (trabajadores, colaboradores, socios...) informar, sin que sufran represalias por ello, sobre malas conductas en su empresa (ilegalidades, fraudes, acoso...). Para detectar y prevenir mejor estas prácticas, quedan obligadas a implementarlo, entre otras entidades, las empresas o autónomos que tengan contratados a 50 o más trabajadores.
Se trata de establecer un sistema de información (por ejemplo, un buzón físico o electrónico) con las siguientes características:
- Debe permitir la presentación de la denuncia por escrito, verbalmente (grabando o transcribiendo de forma íntegra la conversación) o por ambos medios. También debe permitir la presentación de denuncias anónimas.
- Debe asegurar la confidencialidad de las comunicaciones y proveer un acuse de recibo en el plazo máximo de siete días, con las debidas medidas de seguridad para proteger al informante.
- Una vez recibida la denuncia, es preciso realizar actuaciones de investigación, mantener en un archivo privado los datos recibidos y los estudios realizados y dar una respuesta en un plazo máximo de tres meses prorrogables por otros tres, según la complejidad. Y si se demuestra que los hechos podrían ser delitos, éstos deben ser denunciados ante los órganos competentes.
La ley obliga a difundir la existencia del canal y prohíbe tomar represalias contra el informante, en cuyo caso se prevé la imposición de multas.
Asimismo, es posible recibir la información y realizar actuaciones de investigación mediante un canal interno (en tal caso se deberá nombrar a un responsable del sistema) o bien externalizando este servicio a un especialista. En ambos casos, el responsable debe realizar estas tareas de forma independiente y sin consultar órdenes, y su nombramiento deberá notificarse a la Autoridad Independiente de Protección del Informante.
Las empresas deben disponer de un canal de denuncias operativo antes del 13 de junio de 2023 (o hasta el próximo 1 de diciembre de 2023 si tienen entre 50 y 249 trabajadores).
